La implantación del papel cero en Justicia está prevista para este verano. Pese a la imposición legal de trabajar únicamente con expedientes digitales, el objetivo parece, hoy por hoy, imposible. Pero hay herramientas que por lo menos lo acercan, y una de ellas ha sido desarrollada por la empresa aragonesa Logisman, con sedes en Zuera y Zaragoza. Su software de gestión de documentos ArchiMaat les ha valido uno de los premios Calidad de la Justicia del Consejo General del Poder Judicial, que su directora ejecutiva, Vanesa Pardos, recogerá el miércoles en Madrid.
Nadie es profeta en su tierra, se dice, y Logisman no es una excepción. La DGA no hace uso de sus servicios en Justicia (colaboran en otros departamentos), pero sí lo hacen las gerencias del ramo de otras muchas comunidades autónomas. Y el éxito del programa, desde el 2009, les ha hecho ir entre seis y ocho veces más rápido en la gestión y localización de expedientes.
Sencillez
La herramienta, según explica su responsable de seguridad de la información, Sergio Turón, ha hecho de la simplicidad la clave de su éxito. Una idea "aparentemente sencilla" como la elaboración de un sistema de códigos de barras a los expedientes que ha permitido a los juzgados y administraciones que lo usan ganar en rapidez y confidencialidad.
La empresa ofrece este software, accesible a través de internet, en distintas variantes. En una de ellas, el juzgado en cuestión solicita un número de expediente, que tienen guardado en su gigantesco archivo de la nave de Zuera, por ejemplo. El sistema de ordenación permite localizarlo en pocos segundos y enviar una copia digital escaneada, o bien el original, por valija. Pese a las buenas intenciones, "se sigue prefiriendo trabajar con el original en papel", admite Turón.
Pero además, el sistema permite que los órganos que lo aplican gestionen sus propios archivos. Se utiliza para localizar con rapidez y seguridad el papel que ya existe, pero también está pensado para localizar los archivos en bases de datos, con el mismo principio, si realmente se llega a implantar el papel cero.
Los resultados, a juzgar por las opiniones de los usuarios, no han podido ser mejores. "Estamos bastante satisfechos de ser una punta de lanza de la tecnología aragonesa en materia de Justicia", admitía Turón. "Nos aseguran que con el sistema no se pierde nada y se gana mucho tiempo", añadía.
Además de las ventajas de agilidad, la confidencialidad que se gana en el archivo es una garantía. El sistema genera aleatoriamente códigos que se incorporan a las cajas de expedientes, de forma que lo que figura es un número, no la información habitual (por ejemplo, el nombre del investigado y los cargos).
La empresa también ofrece servicios de expurgo (eliminación de expedientes, por pérdida de vigencia y de interés) con una destructora de papel. Y no solo se dedica al sector de la Justicia, aunque haya sido este el que le ha dado la última gran alegría en forma de reconocimiento por su labor.
