La Diputación de Zaragoza ha ayudado a ordenar y conservar los archivos de 214 municipios de la provincia desde 1984, año desde el que los archiveros de la institución ya han inventariado más de 1.100.000 documentos.

En una nota de prensa, fuentes de la DPZ explican que los fondos documentales de un municipio son esenciales para la defensa jurídica de sus intereses y los de sus vecinos, para una gestión administrativa eficaz y transparente y para preservar su historia.

Y por eso desde hace más de tres décadas la institución colabora con los ayuntamientos en la organización y la conservación de sus archivos.

Reconocen que cuando empezaron la labor el panorama de los archivos "era desolador". "Casi todos estaban totalmente abandonados, hasta el punto de que durante los primeros años nos tuvimos que centrar en hacer actuaciones de urgencia para salvar los documentos que directamente corrían serio peligro de desaparecer físicamente", apunta la jefa del servicio de Archivos y Bibliotecas de la Diputación de Zaragoza, Blanca Ferrer.

Aunque la situación ha mejorado mucho, el problema es que la inmensa mayoría de los municipios de la provincia no disponen de medios humanos y materiales para realizar las tareas que exige la gestión de la documentación.

Solo tres grandes ayuntamientos zaragozanos disponen de personal dedicado específicamente a sus archivos, lo que significa que los otros 289 dependen de la ayuda y el asesoramiento que les presta la unidad de archivos municipales de la DPZ.

En el caso de los municipios medianos, los archiveros de la diputación organizan los fondos del ayuntamiento y forman a los trabajadores destinados a ese cometido para que sean capaces de continuar la gestión del archivo siguiendo criterios técnicos.

En los pequeños municipios los archiveros de la DPZ intentan atender todas las peticiones de los consistorios trabajando directamente en el inventario y la organización del archivo, haciendo seguimiento de su funcionamiento y respondiendo a las consultas y las dudas que van surgiendo.

Otra de las líneas de trabajo fundamentales han sido los planes de ayudas para equipamientos e inversiones en los archivos municipales.

Desde el año 1992, la Diputación de Zaragoza ha distribuido subvenciones por valor de más de 1,3 millones de euros destinadas tanto a acondicionar los locales en los que se ubican físicamente los archivos como a equiparlos con el mobiliario adecuado.

Los documentos son organizados siguiendo la normativa vigente, con criterios de clasificación homogéneos y consensuados a nivel nacional y unas descripciones a diferentes niveles que los hacen accesibles para la administración y para los ciudadanos interesados.

Para facilitar la gestión de los archivos, desde la propia DPZ se han creado e implantado aplicaciones informáticas ad hoc y se ha formado al personal municipal encargado de gestionarlas.