Los ayuntamientos son, entre otras muchas cosas, unos grandes productores de documentos oficiales. Solicitudes, permisos de obras, recibos de tasas municipales y toda clase de impresos crecen a un ritmo imparable en la relación diaria con los vecinos, incluso en la era de las transacciones informáticas. De ahí que ordenar el ingente papeleo que generan los consistorios se haya convertido en una prioridad para la Diputación Provincial de Zaragoza (DPZ), que todos los años lanza un plan para ayudar a poner en orden los archivos municipales.

En la provincia existen 293 archivos, tantos como ayuntamientos, y este año 65 de ellos recibirán un total de 100.000 euros para avanzar en la catalogación de su contenido y el arreglo de sus instalaciones.

"Poseer un archivo ordenado, donde todo se guarde de tal manera que resulte fácil encontrarlo, es uno de los mayores deseos de los alcaldes", apunta Bizén Fuster, diputado provincial por Chunta Aragonesista y delegado de Archivos y Bibliotecas de la institución provincial, que no duda en calificar de "caótico" el estado en que se encuentran numerosos registros en los pueblos de Zaragoza.

MODERNIZACIÓN Y, para demostrarlo, pone un ejemplo. "Hace poco, en una población de la provincia, el ayuntamiento requirió a un vecino porque carecía de licencia para ejercer una actividad". Sin embargo, añade, "el ciudadano buscó entre sus papeles de casa, encontró el documento que demostraba que su negocio estaba en regla y se presentó con él en las oficinas municipales".

El plan de la diputación provincial permitirá avanzar en modernización de los archivos y en la digitalización de sus fondos documentales, utilizando para ello programas especialmente diseñados. Al fin y al cabo, mantener los registros en un estado óptimo no solo es imprescindible para la buena marcha del ayuntamiento. Es también una obligación de la Administración local que, de no cumplirse, puede constituir un delito por poner en peligro el patrimonio documental.

Al margen del plan de archivos, la Diputación de Zaragoza desarrolla una constante labor de asesoramiento de las personas encargadas de los archivos municipales, que no siempre poseen una formación específica. Por este motivo, la Delegación de Archivos y Biblioteca organiza jornadas en las que proporciona conocimientos de archivística a empleados municipales, concejales y alcaldes.

"Mantener al día un archivo requiere un trabajo inmenso y oscuro", reconoce Bizén Fuster. "Conseguir crear un registro donde todo esté bien clasificado es un cometido que puede durar muchos años", subraya.