El Gobierno de Aragón ha estrenado Arca, una aplicación informática que permite gestionar todos los datos y los documentos que genera la acción administrativa en todos los departamentos y servicios de la comunidad autónoma. Se trata de un proyecto innovador que va a permitir realizar un control integral de la documentación, favoreciendo la seguridad y mejorando las prestaciones que recibe el ciudadano y la propia acción administrativa, a la vez que constituye el primer paso para construir el Archivo Electrónico Único.
La herramienta se ha ido perfilando gracias al trabajo coordinado de las direcciones de Patrimonio y Organización y Administración Electrónica. “Es uno de esos logros cuya puesta en marcha exige mucho tiempo y mucha dedicación pero que después supone un avance significativo y un salto cualitativo en la manera de trabajar y de relacionarnos con el ciudadano”, explica la directora general de Patrimonio y Organización, Marta Aparicio.
La responsable del Gobierno de Aragón señala que la colaboración entre las dos direcciones generales tiene ya una larga trayectoria con buenos resultados, por ejemplo, a la hora de poner en marcha la cita previa. “Todas las mejoras que vienen de la mano de las nuevas tecnologías suponen una sustancial puesta a punto de la Administración y la adaptan a las necesidades cambiantes de la sociedad y de los ciudadanos”, recalca Aparicio.
Protección de los fondos
ARCA ha precisado una inversión de 116.500 euros, que ha sido financiada en un 52% por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) “Construyendo Europa desde Aragón”. Esta herramienta profundiza en las tareas principales del archivo, que son las de conservar, organizar, valorar y difundir la documentación que genera la Administración autonómica. En este sentido, el director general de Administración Electrónica, Ricardo Cantabrana, recuerda que la conservación de papel es una ciencia en permanente evolución desde el tiempo de los egipcios, aunque las necesidades se han multiplicado con el paso del tiempo, solo en los últimos diez años “hemos generado decenas de millones de documentos que tenemos que cuidar con el mismo esmero para el futuro”.
ARCA integra y aglutina los datos, las aplicaciones y los servicios del archivo de la Administración, permitiendo identificar las actividades administrativas que desarrolla el Gobierno de Aragón a diario, de esta manera logra un control integral de la documentación.
Estos documentos se organizan en 171.037 unidades de instalación, denominadas cajas que contienen miles de expedientes y millones de documentos con un crecimiento constante cada año. “El archivo en 2009 crecía un metro lineal a la hora... toda esa información en digital cabe en un bolsillo pero el reto es clasificarla correctamente y aplicar medidas para que se conserve durante décadas considerando la evolución de las tecnologías”, señala Cantabrana.
Velocidad y seguridad
Los sistemas de información de ARCA se integran con varias plataformas de los servicios digitales del Gobierno de Aragón y en un futuro lo harán también con herramientas de gestión de expedientes electrónicos, que permitirán transferir documentos y expedientes electrónicos con inmediatez, aplicar las políticas de gestión de documentos e impulsar el archivo electrónico, que supone una mayor protección y seguridad de los fondos documentales que genera la labor diaria de los departamentos y de la relación con el ciudadano.
La nueva aplicación, operativa desde el viernes, 21 de enero, forma parte de un ambicioso plan de modernización de la Administración Pública que persigue responder a las exigencias y necesidades del siglo XXI, en consonancia con los movimientos emprendidos en el mismo sentido por el Gobierno de España.
