Cuando las empresas están comenzando, lo más común es que la nómina de personal ascienda de forma equilibrada según las necesidades. El asunto está en el momento en que ya no son suficientes para atender a las demandas de la población en materia comunicativa y es necesario tener herramientas más avanzadas para dar respuesta a todos.

¿Qué es un call center?

Tanto la atención de las llamadas entrantes como la coordinación de las llamadas salientes se puede realizar a través del uso de un software call center que ayudará a que todo el trabajo no sea gestionado de manera manual sino que se complemente con procesos automáticos.

Gracias a los avances que se han realizado en esta materia será posible gestionar todo este trabajo de una forma mucho más efectiva, permitiendo maximizar los tiempos de ocupación y efectuando un alcance más amplio.

Por ejemplo, una empresa que quiera realizar una campaña de telemarketing hacia 3 mil potenciales clientes, perderá bastante tiempo llamando a cada uno durante días y días. En cambio con un sistema call center podrá ponerse a funcionar el sistema y conectar con un teleoperador de forma automática, después que un cliente haya contestado a la llamada.

Pero además, se pueden obtener otros beneficios como:

  • La grabación automática de llamadas que permitirá revisar el contenido de la misma, tanto para valorar el trabajo del teleoperador como para saber cuál es la respuesta de los usuarios y realizar las modificaciones a la propuesta en caso de que aplique.
  • Los informes y estadísticas del trabajo ejecutado con el fin de valorar si se está siguiendo un buen flujo y si los teleoperadores están ejecutando de manera apropiada las directrices de eficiencia.
  • Acceso a través de internet sin necesidad de que los coordinadores estén todo el día dentro de la oficina pero sin perder el control sobre el trabajo ejecutado.
  • Disposición de claves de trabajo para definir el estatus de cada agente según sus condiciones, ya sea que esté en pausa para ir al baño por ejemplo.

¿Para qué sirve una centralita virtual?

Por otro lado tenemos la centralita virtual que, independientemente de su nombre, no necesita ningún tipo de funcionamiento complejo para ponerla en funcionamiento. Esto quiere decir que atrás quedaron los días en que la inversión en hardware era lo primordial. En este caso, lo único que hará falta tener es un teléfono móvil donde configurar todo el sistema.

Una centralita con estas características permitirá disponer de un número telefónico asociado dentro del país donde se tenga la sede central, así como otros donde no se tenga presencia física pero que se deseen utilizar como forma de expansión del negocio, logrando así reducir en buena medida los costes asociados a la internacionalización.

Otro detalle que también vale la pena rescatar en torno a esta materia es que cuando se necesita efectuar algún viaje, la centralita podrá asociar el número telefónico de la oficina central al móvil, de manera que se reciban todas las llamadas de clientes y proveedores sin cargos adicionales. Esto quiere decir que la comunicación de la empresa irá con nosotros a donde vayamos.

Ahora bien, a nivel interno no se debe olvidar que una centralita también permite manejar extensiones hacia el área interna, de manera que las llamadas que se hagan de una oficina a otra, sean totalmente gratuitas y se permita que el flujo de trabajo se mantenga de manera óptima.

La comunicación seguirá siendo clave, tanto a nivel interno como externo, y una de las mayores ventajas que se pueden tener en la actualidad, es que todo este sistema permita gestionar las actividades a través de los móviles, sin mayores complicaciones.