Ya sea como autónomo o empresario, debe de saber que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento, tanto operativo como legal, de un negocio.
La Contabilidad es el sistema de control y registros de todos los gastos e ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de un negocio, empresa o entidad. El objetivo de la Contabilidad es elaborar las llamadas Cuentas Anuales, que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad de la empresa. Estas cuentas informarán de la situación económica-financiera en la que se encuentra la empresa, los resultados del ejercicio y de los motivos de tales resultados.
Las Pymes, son pequeñas y medianas empresas que tienen una serie de derechos diferentes al resto de empresas o pueden optan a ayudas, subvenciones o vías de financiación específica
Mientras que las únicas responsabilidades contables de los autónomos son los libros de registro, donde se recopila toda la información financiera y económica de manera periódica (ingresos-gastos, facturas emitidas-facturas recibidas, y libro de bienes de inversión), la gestión contable de las Pymes es mucho más compleja abarcando un mayor número de obligaciones que precisan la colaboración de una asesoría fiscal y contable.
Tanto si usted decide llevar dar clases de contabilidad para llevar su propia gestión empresarial como si opta por un profesional contable y fiscal debe de conocer el significado de los términos contables.
A continuación le detallamos una serie de conceptos básicos y fundamentales contables para Pymes:
1. Activo
Se denomina Activo, a todo aquello de posee una empresa o todo aquello en lo que invierte una empresa.
Los Activos son los bienes, derechos y otra serie de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados de los que en un futuro se espera sacar rendimiento o beneficios económicos.
Dentro del activo podemos encontrar dos grupos:
- Activo No Corriente o Fijo: Es aquel tipo de bien que no puede transformarse en líquido a corto plazo y permanece durante un período de tiempo superior a un ejercicio económico (1 año) en el balance de la empresa. Es decir son las inversiones realizadas por la empresa a medio y largo plazo; por norma general se mantienen de forma permanente. El típico ejemplo son las instalaciones de la empresa, ordenadores, maquinaria, local, mobiliario, etc.
- Activo Corriente o Activo Circulante: Es aquella clase de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Puede transformarse en líquido en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, en un plazo inferior a un año. Los clientes pendientes de cobro, la tesorería, las existencias son un claro ejemplo puesto que experimentan varios movimientos a lo largo del año.
En el activo se incluyen los derechos, bienes o inversiones que posee la empresa.
2. Pasivo
El Pasivo hace referencia a todas las Deudas y resto de obligaciones, generalmente financieras que contrae y soporta la empresa y le sirve para pagar su activo.
Un Pasivo es una deuda adquirida con cualquier administración pública o deuda con un socio de la empresa.
También es un préstamo adquirido de un banco o una compra-crédito a un proveedor.
El Pasivo puede dividirse en:
- Deudas a largo plazo o Pasivo No Corriente: Sson aquellas deudas con terceros exigibles (bancos u otros acreedores) por un plazo superior a un año.
- Deudas a Corto Plazo o Pasivo Corriente: Son aquellas deudas con terceros exigibles (bancos u otros acreedores) por un periodo de tiempo inferior a un año.
3. Patrimonio neto
Son los recursos propios con que una empresa cuenta para poder financiar su activo. También es conocido como Pasivo No Exigible.
Se puede decir que el Patrimonio Neto es la diferencia que existe entre el conjunto de Activos (bienes y derechos) y el Pasivo (deudas y obligaciones) de una Empresa.
El Patrimonio Neto proviene de:
- Las aportaciones de los socios: La aportación de manera puntual de los socios, o una ampliación de capital, llevará consigo una variación en el patrimonio neto de la empresa.
- Los beneficios retenidos: Se trata de los beneficios obtenidos en ejercicios anteriores y ha decidido mantenerlo en la empresa. Es la denominada autofinanciación.
- Resultado del ejercicio: Formado por las pérdidas o ganancias que la empresa genera durante el ejercicio en curso, que afectará tanto positivamente como negativamente en los propios fondos de la empresa.
4. Cuentas anuales
El estado financiero o cuentas anuales o informes financieros o estados contables nos muestran la estructura económica de la empresa. Engloba una serie de documentos que recopilan la información contable de la empresa debiendo de mostrar una fiel imagen del patrimonio y situación financiera de la empresa.
En las cuentas anuales se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un período determinado, permitiendo considerar si la empresa tiene una estructura solvente o no, analizando si resulta rentable o no el invertir en ella.
Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por:
- El balance de la situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- La memoria.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
5. Balance general o balance de situación
Se trata del documento contable que informa de la situación de la empresa. Este documento contiene toda la información de manera detallada de los activos, pasivos y patrimonio neto de la misma, en un momento determinado.
En el Balance se detallan:
- Activo: el dinero en activo, el dinero depositado en el banco o bienes.
- Pasivo: las deudas contraídas con los bancos, proveedores u otras entidades financieras.
- Patrimonio Neto: aportaciones que han sido realizadas por parte de los socios y beneficios que dicha empresa ha generado.
6. Cuentas de pérdidas y ganancias o cuentas de resultados
Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos del ejercicio contable.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo.
La diferencia existente entre ingresos y gastos es el resultado contable de cada ejercicio.
7. Memoria
Junto al Balance de Situación, es otro de los documentos de obligada presentación, cuya formulación ha de efectuarse en un plazo de 3 meses desde del cierre.
La función de este estado contable es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre el balance de situación y cuenta de resultados (pérdidas y ganancias), por lo que deberá de ser presentada y elaborada de manera conjunta con las llamadas cuentas anuales.
8. Estados contables
Es el conjunto de documentos que han sido confeccionados de manera periódica, que reflejan y plasman toda la información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa.
En estos libros contables aparece toda clase de datos imprescindibles para poder entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa.
Dentro de los libros podemos diferenciar:
- Libros Contables Obligatorios: Previamente aprobados por la Junta General de Socios, deben depositarse y legalizarse en el Registro Mercantil: Libro diario- Libro de inventario.
- Libros Contables Voluntarios: a pesar de no ser obligatorios resultan muy útiles para el buen funcionamiento de la empresa. Destacamos el Libro Mayor que representa un resumen de todas las cuentas contables y otros libros Auxiliares como es el Libro de Banco, Libro de Caja, Libro de Vencimiento.
9. Libro diario
En el Libro Diario o libro de cuentas quedan registradas todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica, compras, ventas, cobros a clientes, pago de deudas, gastos de personal, etc.
La anotación de una acción económica en el Libro Diario se llama asientos contables o apuntes contables.
Estos informes permiten conocer la situación financiera y económica de la empresa. Todo Libro Diario de una empresa debe de presentarse en el Registro Mercantil.
10. Libro mayor
El Libro Mayor es un resumen de todas las cuentas contables, operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica.
Visualmente se configura con forma de T, dando una imagen visual del saldo (diferencia entre el debe y el haber) que tiene una cuenta en cualquier momento.
Hay un Libro Mayor por cada cuenta contable que se ha utilizado en la contabilidad; es decir el Libro Mayor estaría formado por todas las T de las cuentas contables.
El Libro Mayor no es hoy ni era anteriormente de obligado uso en las sociedades mercantiles, como sí lo son las facturas, contratos o los libros de cuentas anuales.
